Proforma fatura konusunda müşterilerimizden gelen sorular ve 20 yıllık KOBİ mali işler tecrübemizde karşılaştığımız durumlar, bu belgenin ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. Özellikle yeni girişimciler ve büyüyen işletmeler için proforma fatura, satış süreçlerinin vazgeçilmez bir parçası haline geliyor.
Proforma Fatura Nedir ve Ne Demek?
"Proforma fatura ne demek?" sorusu, özellikle yeni girişimcilerden çok duyduğumuz bir soru. Proforma fatura, basitçe söylemek gerekirse "henüz gerçekleşmemiş bir satışın detaylarını gösteren teklif belgesi"dir. Gerçek faturadan en büyük farkı, herhangi bir mali yükümlülük taşımamasıdır.
Düşünün ki bir müşteri sizden 50 adet özel tasarım mobilya istiyor. Bu durumda önce ona proforma fatura hazırlarsınız - hangi ürünler, ne kadar sürede, hangi fiyata teslim edileceğini detaylandırırsınız. Müşteri bu teklifi beğenip siparişi onayladığında artık gerçek faturayı kesersiniz.
Proforma Faturanın Normal Faturadan Temel Farkları
Proforma fatura ile normal fatura arasındaki fark, nişan ile evlilik arasındaki fark gibidir. Proforma fatura bir söz verme, normal fatura ise bu sözü yerine getirmenin belgesidir.
Normal fatura kesildiğinde artık bir borç-alacak ilişkisi doğar, KDV yükümlülüğü başlar ve muhasebe kayıtlarına geçer. Proforma faturada ise bunların hiçbiri söz konusu değildir. Sadece "Eğer bu işi yaparsak, şartlar şöyle olacak" der.
Temel Farklar Tablosu:
|
Özellik |
Proforma Fatura |
Normal Fatura |
|
Düzenlenme Zamanı |
Satış öncesi |
Satış sonrası |
|
Amaç |
Teklif ve bilgilendirme |
Ödeme talebi |
|
Mali Yükümlülük |
Yok |
Var |
|
Muhasebe Kaydı |
Yapılmaz |
Yapılır |
|
KDV Durumu |
KDV yok |
KDV dahil |
|
Yasal Statü |
Bağlayıcı değil |
Yasal belge |
Proforma Fatura Hangi Durumlarda Kullanılır?
Dış Ticaret İşlemleri
Dış ticaret yapan firmalar proforma faturayı neredeyse günlük hayatın bir parçası olarak kullanır. İhracatçı firma, yurt dışındaki müşterisine önce proforma fatura gönderir. Müşteri bu teklifi onaylarsa sipariş kesinleşir ve üretim başlar.
İhracat proforma faturalarında özellikle dikkat edilmesi gereken noktalar:
- Teslim şekli (FOB, CIF, DAP vs.)
- Para birimi ve kur koşulları
- Ambalaj ve sevkiyat detayları
- Sigorta koşulları
- Ödeme şekli ve vadesi
Yurtiçi B2B Satışlar
Yurtiçi satışlarda ise genellikle büyük çaplı işlerde karşımıza çıkar. Örneğin bir yazılım firması, 6 aylık bir proje için müşterisine proforma fatura hazırlar. Proje bittikçe gerçek faturalar kesilir.
Peşinat alınması gereken durumlarda da proforma fatura çok kullanışlıdır. Müşteri proforma faturayı görür, koşulları kabul ederse peşinat öder ve iş başlar.
Kamu İhaleleri ve Tenderler
Kamu kurumları ve büyük şirketlerin ihalelerinde, bütçe onayı süreçlerinde proforma fatura sıklıkla istenir. Bu durumda firma, henüz kesin olmayan bir satış için detaylı teklifini sunar.
Proforma Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber
Proforma fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı aslında oldukça basit. İlk adım, belgenin üzerine "PROFORMA FATURA" yazısını koymaktır. Bu ibare olmadan hazırladığınız belge, müşteri tarafından gerçek fatura sanılabilir.
Temel Düzenleme Adımları
1. Belge Formatını Hazırlayın
Belgenin sağ üst köşesine tarih ve sıra numarası yazın. Sol üstte önce kendi şirket bilgileriniz, altında da müşteri bilgileri yer almalı. Orta kısımda ise satacağınız ürün veya hizmetlerin detaylarını net şekilde belirtin.
2. Zorunlu Bilgileri Ekleyin
- "PROFORMA FATURA" ibaresi (en üstte, büyük harflerle)
- Fatura numarası ve tarihi
- Satıcı bilgileri (ünvan, adres, telefon, e-posta)
- Alıcı bilgileri (ünvan, adres, iletişim)
- Geçerlilik süresi
3. Ürün/Hizmet Detaylarını Yazın
- Ürün/hizmet tanımı
- Miktar ve birim
- Birim fiyat ve toplam tutar
- Ürün özellikleri (boyut, ağırlık, model vs.)
4. Ödeme ve Teslimat Koşullarını Belirtin
Fiyatlandırmada dikkatli olmak gerekir. KDV dahil mi hariç mi, açıkça belirtilmeli. Teslimat süresi, ödeme koşulları gibi önemli detaylar da mutlaka yer almalı. Sonuçta bu belgeye bakarak müşteri karar verecek.
Proforma Fatura Örneği ve Şablonları
Proforma fatura örneği arayanlar için belirtmek gerekir ki, her sektörün kendine özgü ihtiyaçları vardır. En yaygın format türleri şunlardır:
Excel Proforma Fatura Örneği
Excel formatında hazırlanan proforma fatura örnekleri en yaygın kullanılan türlerdir. Excel'in avantajları:
- Otomatik hesaplama yapabilme
- Kolay düzenleme ve güncelleme
- Şablon olarak kaydetme imkanı
- Grafik ve tablo ekleme kolaylığı
Word Proforma Fatura Örneği
Word formatında proforma fatura örneği de özellikle hizmet sektöründe tercih edilir. Word formatının avantajları:
- Detaylı açıklamalar yazabilme
- Profesyonel görünüm
- Logo ve imza ekleme kolaylığı
- Standart iş belgeleriyle uyum
PDF Proforma Fatura
PDF formatı, özellikle müşteriye gönderim aşamasında tercih edilir:
- Değiştirilemez format
- Tüm cihazlarda aynı görünüm
- Güvenli paylaşım
- Arşivleme kolaylığı
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır? Sektörel Örneklerle Açıkladık
İmalat Sektörü
İmalat sektöründe proforma fatura genellikle çok detaylı hazırlanır. Bir makine imalatçısının proforma faturasında şunlar yer almalı:
- Makinenin teknik özellikleri
- Üretim süresi
- Kalite sertifikaları
- Garanti koşulları
- Montaj ve devreye alma hizmetleri
- Yedek parça listesi
Örnek İmalat Proforma Faturası İçeriği: "10 adet CNC torna tezgahı, model X500, işleme kapasitesi Ø400x1000mm, Siemens kumanda, 3 yıl garanti, teslim süresi 60 gün, montaj dahil"
Hizmet Sektörü
Hizmet sektöründe ise iş kapsamı net şekilde tanımlanmalı. "Muhasebe hizmeti" demek yerine "Aylık 200 belge işleme, beyanname hazırlama, bordro düzenleme" gibi detaylandırmak hem müşteriyi bilgilendirir hem de sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları önler.
Örnek Hizmet Proforma Faturası İçeriği:
- Hizmet kapsamı detayları
- Süre ve zaman çizelgesi
- Sorumlu personel bilgileri
- Raporlama sıklığı
- İletişim kanalları ve toplantı programı
Teknoloji Sektörü
Teknoloji sektöründe proforma faturalarda genellikle lisans süreleri, destek hizmetleri, eğitim gibi unsurlar yer alır. Bu sektörde müşteriler genellikle teknik detaylara odaklandığı için, proforma faturanızın bu beklentiyi karşılaması önemli.
Yazılım Proforma Faturası Örneği: "CRM yazılımı lisansı, 50 kullanıcı, 1 yıl destek, veri aktarımı, 40 saat eğitim, bulut hosting dahil"
Yaygın Hatalar ve Nasıl Önlenir
En Sık Karşılaştığımız Hatalar
1. Çok Genel Açıklamalar
En sık karşılaştığımız hata, proforma faturayı çok genel hazırlamak. "Mobilya imalatı" yazmak yerine "2 adet ceviz 1.80x0.80 çalışma masası, metal ayaklı" gibi detaylandırmak çok daha profesyoneldir.
2. Geçerlilik Süresi Belirtmemek
Bir diğer yaygın hata, geçerlilik süresi belirtmemek. Özellikle hammadde fiyatlarının değişken olduğu sektörlerde, teklifinizin ne kadar süre geçerli olduğunu mutlaka yazın.
3. Belirsiz Ödeme Koşulları
"Peşin ödeme" demek yeterli değil. "Sipariş onayı ile birlikte %50 peşinat, teslimat sırasında kalan %50" gibi net ifadeler kullanın.
4. Teslim Koşullarını Unutmak
"Fabrika teslimi" mi "müşteri adresine teslim" mi? Navlun kiminе ait? Bu detaylar mutlaka belirtilmeli.
Proforma Fatura Düzenlerken Hataları Önleme Yöntemleri
Kontrol Listesi Kullanın:
- "PROFORMA FATURA" ibaresi var mı?
- Geçerlilik süresi belirtildi mi?
- Fiyatlar KDV dahil/hariç açık mı?
- Ödeme koşulları net mi?
- Teslimat detayları tam mı?
- İletişim bilgileri doğru mu?
Proforma Fatura Hazırlama Araçları ve Dijital Çözümler
Excel ve Word Şablonları
Excel proforma fatura hazırlamak en yaygın yöntemlerden biri. Hazır şablonlar kullanarak hem zaman kazanabilir hem de profesyonel görünüm elde edebilirsiniz. Word proforma fatura örnekleri de özellikle detaylı açıklamalar gerektiren hizmet sektöründe kullanışlı.
Excel Şablonu Avantajları:
- Otomatik hesaplama formülleri
- Kolay kopyalama ve güncelleme
- Grafik ve tablo desteği
- Maliyet analizi yapabilme
Word Şablonu Avantajları:
- Zengin metin formatlama
- Logo ve görsel ekleme
- Detaylı açıklama alanları
- Profesyonel düzen
Modern Dijital Çözümler
Modern işletmeler için proforma fatura sürecini manuel yönetmek oldukça zahmetli. Özellikle çok sayıda teklif hazırlayan firmalar, bu süreçleri dijitalleştirerek hem zaman kazanıyor hem de hata yapma riskini azaltıyor.
Proforma fatura hazırladıktan sonra, müşteri onayı geldiğinde bu belgeyi kolayca gerçek faturaya dönüştürebilmek büyük kolaylık sağlıyor. Ayrıca tüm teklif süreçlerinizi dijital ortamda takip etmek, hangi müşterilerle ne aşamada olduğunuzu görmenizi sağlıyor.
Dijital Çözümlerin Avantajları:
- Otomatik belge oluşturma
- Müşteri onay süreçlerini takip
- Gerçek faturaya hızlı dönüştürme
- Raporlama ve analiz imkanı
- E-posta entegrasyonu
- Arşivleme ve arama kolaylığı
Dış Ticarette Proforma Fatura Kullanımı
İngilizce Proforma Fatura Örneği
İhracat yapan firmalar için proforma fatura, uluslararası satış sözleşmesi gibi işlev görür. Bu nedenle İngilizce hazırlanması ve uluslararası standartlara uygun olması gerekir.
İngilizce Proforma Faturada Bulunması Gerekenler:
- Proforma Invoice başlığı
- Exporter/Seller bilgileri
- Importer/Buyer bilgileri
- Terms of Delivery (Incoterms)
- Payment Terms
- Validity Period
Ihracat Proforma Fatura Örneği
İhracat proforma faturası hazırlarken dikkat edilmesi gereken özel noktalar:
1. Incoterms Kullanımı
- FOB (Free On Board)
- CIF (Cost, Insurance and Freight)
- DAP (Delivered at Place)
- EXW (Ex Works)
2. Para Birimi Seçimi
Hangi para biriminde satış yapılacağı, kur değişikliği riskinin kim tarafından karşılanacağı gibi detaylar önemli.
3. Ambalaj ve Sevkiyat
Teslim şekli (FOB, CIF, DAP vs.) mutlaka belirtilmeli. Ambalaj detayları, sevkiyat bilgileri, sigorta koşulları gibi uluslararası ticarete özgü bilgiler de yer almalı.
4. Gümrük ve Belgeler
- HS kodu (varsa)
- Menşe şahadetnamesi gereksinimi
- Diğer gümrük belgeleri
Akreditif İşlemleri
Akreditifli satışlarda proforma fatura özellikle kritik. Bankalar akreditif açılışı sırasında proforma faturadaki bilgileri esas alır. Bu nedenle:
- Tüm detaylar eksiksiz olmalı
- Fiyat ve miktar bilgileri net olmalı
- Teslimat süreleri gerçekçi olmalı
- Ödeme koşulları bankaca kabul edilebilir olmalı
Araç Proforma Fatura Örneği ve Sektörel Uygulamalar
Otomotiv Sektörü
Araç proforma fatura örneği, otomotiv sektöründe özellikle filo satışları ve ticari araç satışlarında yaygın kullanılır.
Araç Proforma Faturasında Bulunması Gerekenler:
- Araç markası, modeli, yılı
- Motor hacmi ve yakıt türü
- Donanım seviyesi
- Renk seçenekleri
- Teslim süresi
- Garanti koşulları
- Muayene ve tescil işlemleri
- Sigorta önerileri
Örnek Araç Proforma Faturası: "2025 Model Toyota Corolla 1.6 Hybrid, Executive paket, beyaz renk, otomatik vites, 2 yıl garanti, tescil dahil, teslim süresi 45 gün"
Inşaat Sektörü
İnşaat sektöründe proforma faturalar genellikle proje bazlı hazırlanır:
İnşaat Proforma Faturası İçeriği:
- İş tanımı ve kapsamı
- Metraj ve birim fiyatlar
- Malzeme kalitesi
- İş bitirme süresi
- Garantiler
- Ek işler politikası
Bankacılık Süreçleriyle Entegrasyon
Açık Bankacılık ve Proforma Fatura
Bankacılık süreçleriyle entegre çözümler, özellikle dış ticaret yapan firmalar için çok değerli. Proforma fatura hazırladıktan sonra, akreditif süreçlerini ve ödeme takiplerini aynı platform üzerinden yönetmek mümkün oluyor.
Açık Bankacılık Avantajları:
- Gerçek zamanlı döviz kurları
- Otomatik ödeme takibi
- Risk analizi ve raporlama
- Çoklu banka hesap yönetimi
- Nakit akış projeksiyonu
Finansal Raporlama
Proforma faturalar mali tablolarda görünmese de, iş geliştirme ve satış projeksiyonları açısından önemli veriler sağlar:
- Potansiyel satış hacmi
- Sektörel dağılım analizi
- Müşteri bazlı karlılık projeksiyonu
- Nakit akış tahmini
Yasal Düzenlemeler ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
Türkiye'deki Yasal Durum
Türkiye'de proforma fatura ile ilgili özel bir yasal düzenleme bulunmamaktadır. Bu durum firmalara esneklik sağlarken, bazı dikkat edilmesi gereken noktalar vardır:
1. Yanıltıcı Olmamak
Proforma fatura gerçek fatura ile karıştırılmamalı. "PROFORMA FATURA" ibaresi mutlaka bulunmalı.
2. KDV Durumu
Proforma faturada KDV hesaplaması yapılmaz. Eğer fiyatlarda KDV varsa, bu açıkça belirtilmeli.
3. Muhasebe Kayıtları
Proforma faturalar muhasebe kayıtlarına geçirilmez. Sadece sipariş takibi için kullanılır.
Vergi Dairesi Kontrolü
Vergi denetimlerinde proforma faturalar incelenebilir. Bu nedenle:
- Düzenli arşivleme yapın
- Gerçek faturalarla karıştırmayın
- Sipariş dönüşüm oranlarını takip edin
Proforma Fatura Geçerlilik Süresi
Süre Belirleme Kriterleri
Proforma fatura geçerlilik süresi belirlerken dikkat edilecek faktörler:
1. Hammadde Fiyat Dalgalanmaları
Hammadde fiyatlarının değişken olduğu sektörlerde kısa süreli geçerlilik tercih edilir.
2. Döviz Kuru Riski
İhracat işlemlerinde kur riskine karşı 15-30 gün arası süreler yaygındır.
3. Üretim Kapasitesi
Siparişe göre üretim yapan firmalar için sipariş yoğunluğuna göre süre ayarlaması yapılır.
4. Sektörel Standartlar Her sektörün kendine özgü standart süreleri vardır.
Önerilen Süreler:
- Hızlı tüketim ürünleri: 7-15 gün
- Endüstriyel ürünler: 30-60 gün
- Proje işleri: 30-90 gün
- İhracat: 15-30 gün
Sık Sorulan Sorular (SSS)
Proforma Fatura ile İlgili En Çok Merak Edilenler
S: Proforma fatura yerine normal fatura geçer mi?
C: Hayır, proforma fatura mali yükümlülük taşımadığı için normal fatura yerine geçemez. Satış gerçekleştikten sonra mutlaka ticari fatura düzenlenmesi gerekir.
S: Proforma faturada KDV hesaplanır mı?
C: Proforma faturada KDV hesaplanmaz. Ancak müşterinin net maliyeti görebilmesi için KDV dahil fiyat bilgisi verilebilir, bu durumda "tahmini KDV" olarak belirtilmelidir.
S: Proforma fatura muhasebe kayıtlarına geçer mi?
C: Hayır, proforma faturalar muhasebe kayıtlarına geçirilmez. Sadece sipariş ve teklif takibi için kullanılır.
S: Proforma faturayı kim hazırlayabilir?
C: Her ticari işletme kendi ihtiyaçlarına göre proforma fatura hazırlayabilir. Özel bir yetkilendirme gerektirmez.
S: Proforma fatura zorunlu mudur?
C: Proforma fatura zorunlu değildir. Ancak büyük çaplı satışlarda, dış ticarette ve peşinat gerektiren işlerde kullanışlıdır.
S: Proforma faturayı nasıl iptal ederim?
C: Proforma fatura zaten mali yükümlülük taşımadığı için özel bir iptal işlemi gerektirmez. Sadece müşteriyle geçersiz olduğu konusunda anlaşmak yeterlidir.
S: E-arşiv proforma fatura kesilir mi?
C: Proforma faturalar e-arşiv sistemine dahil değildir. E-arşiv sadece gerçek ticari faturalar için geçerlidir.
Proforma fatura, doğru kullanıldığında işletmelerin satış süreçlerini profesyonelleştiren ve müşteri memnuniyetini artıran güçlü bir araçtır. Özellikle KOBİ'ler için, büyük müşterilerle çalışırken güven oluşturan önemli bir belge.
Dijital Dönüşümün Önemi
Dijital çözümlerle bu süreçleri optimize etmek, hem zaman kazandırır hem de hata riskini azaltır. Modern işletmeler için proforma fatura yönetimi, sadece bir belge hazırlama işi değil, müşteri ilişkileri yönetiminin önemli bir parçasıdır.
Özellikle açık bankacılık çözümleriyle entegre çalışan proforma fatura sistemleri, finansal süreçlerin bir parçası haline gelerek işletmelere rekabet avantajı sağlıyor.
Faaliyet belgesi ile ilgili yazdığımız bu yazımız da ilginizi çekebilir: Faaliyet Belgesi Nedir?
