Proforma fatura konusunda müşterilerimizden gelen sorular ve 20 yıllık KOBİ mali işler tecrübemizde karşılaştığımız durumlar, bu belgenin ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. Özellikle yeni girişimciler ve büyüyen işletmeler için proforma fatura, satış süreçlerinin vazgeçilmez bir parçası haline geliyor.
"Proforma fatura ne demek?" sorusu, özellikle yeni girişimcilerden çok duyduğumuz bir soru. Proforma fatura, basitçe söylemek gerekirse "henüz gerçekleşmemiş bir satışın detaylarını gösteren teklif belgesi"dir. Gerçek faturadan en büyük farkı, herhangi bir mali yükümlülük taşımamasıdır.
Düşünün ki bir müşteri sizden 50 adet özel tasarım mobilya istiyor. Bu durumda önce ona proforma fatura hazırlarsınız - hangi ürünler, ne kadar sürede, hangi fiyata teslim edileceğini detaylandırırsınız. Müşteri bu teklifi beğenip siparişi onayladığında artık gerçek faturayı kesersiniz.
Proforma fatura ile normal fatura arasındaki fark, nişan ile evlilik arasındaki fark gibidir. Proforma fatura bir söz verme, normal fatura ise bu sözü yerine getirmenin belgesidir.
Normal fatura kesildiğinde artık bir borç-alacak ilişkisi doğar, KDV yükümlülüğü başlar ve muhasebe kayıtlarına geçer. Proforma faturada ise bunların hiçbiri söz konusu değildir. Sadece "Eğer bu işi yaparsak, şartlar şöyle olacak" der.
|
Özellik |
Proforma Fatura |
Normal Fatura |
|
Düzenlenme Zamanı |
Satış öncesi |
Satış sonrası |
|
Amaç |
Teklif ve bilgilendirme |
Ödeme talebi |
|
Mali Yükümlülük |
Yok |
Var |
|
Muhasebe Kaydı |
Yapılmaz |
Yapılır |
|
KDV Durumu |
KDV yok |
KDV dahil |
|
Yasal Statü |
Bağlayıcı değil |
Yasal belge |
Dış ticaret yapan firmalar proforma faturayı neredeyse günlük hayatın bir parçası olarak kullanır. İhracatçı firma, yurt dışındaki müşterisine önce proforma fatura gönderir. Müşteri bu teklifi onaylarsa sipariş kesinleşir ve üretim başlar.
İhracat proforma faturalarında özellikle dikkat edilmesi gereken noktalar:
Yurtiçi satışlarda ise genellikle büyük çaplı işlerde karşımıza çıkar. Örneğin bir yazılım firması, 6 aylık bir proje için müşterisine proforma fatura hazırlar. Proje bittikçe gerçek faturalar kesilir.
Peşinat alınması gereken durumlarda da proforma fatura çok kullanışlıdır. Müşteri proforma faturayı görür, koşulları kabul ederse peşinat öder ve iş başlar.
Kamu kurumları ve büyük şirketlerin ihalelerinde, bütçe onayı süreçlerinde proforma fatura sıklıkla istenir. Bu durumda firma, henüz kesin olmayan bir satış için detaylı teklifini sunar.
Proforma fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı aslında oldukça basit. İlk adım, belgenin üzerine "PROFORMA FATURA" yazısını koymaktır. Bu ibare olmadan hazırladığınız belge, müşteri tarafından gerçek fatura sanılabilir.
Belgenin sağ üst köşesine tarih ve sıra numarası yazın. Sol üstte önce kendi şirket bilgileriniz, altında da müşteri bilgileri yer almalı. Orta kısımda ise satacağınız ürün veya hizmetlerin detaylarını net şekilde belirtin.
Fiyatlandırmada dikkatli olmak gerekir. KDV dahil mi hariç mi, açıkça belirtilmeli. Teslimat süresi, ödeme koşulları gibi önemli detaylar da mutlaka yer almalı. Sonuçta bu belgeye bakarak müşteri karar verecek.
Proforma fatura örneği arayanlar için belirtmek gerekir ki, her sektörün kendine özgü ihtiyaçları vardır. En yaygın format türleri şunlardır:
Excel formatında hazırlanan proforma fatura örnekleri en yaygın kullanılan türlerdir. Excel'in avantajları:
Word formatında proforma fatura örneği de özellikle hizmet sektöründe tercih edilir. Word formatının avantajları:
PDF formatı, özellikle müşteriye gönderim aşamasında tercih edilir:
İmalat sektöründe proforma fatura genellikle çok detaylı hazırlanır. Bir makine imalatçısının proforma faturasında şunlar yer almalı:
Örnek İmalat Proforma Faturası İçeriği: "10 adet CNC torna tezgahı, model X500, işleme kapasitesi Ø400x1000mm, Siemens kumanda, 3 yıl garanti, teslim süresi 60 gün, montaj dahil"
Hizmet sektöründe ise iş kapsamı net şekilde tanımlanmalı. "Muhasebe hizmeti" demek yerine "Aylık 200 belge işleme, beyanname hazırlama, bordro düzenleme" gibi detaylandırmak hem müşteriyi bilgilendirir hem de sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları önler.
Teknoloji sektöründe proforma faturalarda genellikle lisans süreleri, destek hizmetleri, eğitim gibi unsurlar yer alır. Bu sektörde müşteriler genellikle teknik detaylara odaklandığı için, proforma faturanızın bu beklentiyi karşılaması önemli.
Yazılım Proforma Faturası Örneği: "CRM yazılımı lisansı, 50 kullanıcı, 1 yıl destek, veri aktarımı, 40 saat eğitim, bulut hosting dahil"
En sık karşılaştığımız hata, proforma faturayı çok genel hazırlamak. "Mobilya imalatı" yazmak yerine "2 adet ceviz 1.80x0.80 çalışma masası, metal ayaklı" gibi detaylandırmak çok daha profesyoneldir.
Bir diğer yaygın hata, geçerlilik süresi belirtmemek. Özellikle hammadde fiyatlarının değişken olduğu sektörlerde, teklifinizin ne kadar süre geçerli olduğunu mutlaka yazın.
"Peşin ödeme" demek yeterli değil. "Sipariş onayı ile birlikte %50 peşinat, teslimat sırasında kalan %50" gibi net ifadeler kullanın.
"Fabrika teslimi" mi "müşteri adresine teslim" mi? Navlun kiminе ait? Bu detaylar mutlaka belirtilmeli.
Excel proforma fatura hazırlamak en yaygın yöntemlerden biri. Hazır şablonlar kullanarak hem zaman kazanabilir hem de profesyonel görünüm elde edebilirsiniz. Word proforma fatura örnekleri de özellikle detaylı açıklamalar gerektiren hizmet sektöründe kullanışlı.
Modern işletmeler için proforma fatura sürecini manuel yönetmek oldukça zahmetli. Özellikle çok sayıda teklif hazırlayan firmalar, bu süreçleri dijitalleştirerek hem zaman kazanıyor hem de hata yapma riskini azaltıyor.
Proforma fatura hazırladıktan sonra, müşteri onayı geldiğinde bu belgeyi kolayca gerçek faturaya dönüştürebilmek büyük kolaylık sağlıyor. Ayrıca tüm teklif süreçlerinizi dijital ortamda takip etmek, hangi müşterilerle ne aşamada olduğunuzu görmenizi sağlıyor.
İhracat yapan firmalar için proforma fatura, uluslararası satış sözleşmesi gibi işlev görür. Bu nedenle İngilizce hazırlanması ve uluslararası standartlara uygun olması gerekir.
İhracat proforma faturası hazırlarken dikkat edilmesi gereken özel noktalar:
Hangi para biriminde satış yapılacağı, kur değişikliği riskinin kim tarafından karşılanacağı gibi detaylar önemli.
Teslim şekli (FOB, CIF, DAP vs.) mutlaka belirtilmeli. Ambalaj detayları, sevkiyat bilgileri, sigorta koşulları gibi uluslararası ticarete özgü bilgiler de yer almalı.
Akreditifli satışlarda proforma fatura özellikle kritik. Bankalar akreditif açılışı sırasında proforma faturadaki bilgileri esas alır. Bu nedenle:
Araç proforma fatura örneği, otomotiv sektöründe özellikle filo satışları ve ticari araç satışlarında yaygın kullanılır.
Örnek Araç Proforma Faturası: "2025 Model Toyota Corolla 1.6 Hybrid, Executive paket, beyaz renk, otomatik vites, 2 yıl garanti, tescil dahil, teslim süresi 45 gün"
İnşaat sektöründe proforma faturalar genellikle proje bazlı hazırlanır:
Bankacılık süreçleriyle entegre çözümler, özellikle dış ticaret yapan firmalar için çok değerli. Proforma fatura hazırladıktan sonra, akreditif süreçlerini ve ödeme takiplerini aynı platform üzerinden yönetmek mümkün oluyor.
Proforma faturalar mali tablolarda görünmese de, iş geliştirme ve satış projeksiyonları açısından önemli veriler sağlar:
Türkiye'de proforma fatura ile ilgili özel bir yasal düzenleme bulunmamaktadır. Bu durum firmalara esneklik sağlarken, bazı dikkat edilmesi gereken noktalar vardır:
Proforma fatura gerçek fatura ile karıştırılmamalı. "PROFORMA FATURA" ibaresi mutlaka bulunmalı.
Proforma faturada KDV hesaplaması yapılmaz. Eğer fiyatlarda KDV varsa, bu açıkça belirtilmeli.
Proforma faturalar muhasebe kayıtlarına geçirilmez. Sadece sipariş takibi için kullanılır.
Vergi denetimlerinde proforma faturalar incelenebilir. Bu nedenle:
Proforma fatura geçerlilik süresi belirlerken dikkat edilecek faktörler:
1. Hammadde Fiyat Dalgalanmaları
Hammadde fiyatlarının değişken olduğu sektörlerde kısa süreli geçerlilik tercih edilir.
2. Döviz Kuru Riski
İhracat işlemlerinde kur riskine karşı 15-30 gün arası süreler yaygındır.
3. Üretim Kapasitesi
Siparişe göre üretim yapan firmalar için sipariş yoğunluğuna göre süre ayarlaması yapılır.
4. Sektörel Standartlar Her sektörün kendine özgü standart süreleri vardır.
Önerilen Süreler:
C: Hayır, proforma fatura mali yükümlülük taşımadığı için normal fatura yerine geçemez. Satış gerçekleştikten sonra mutlaka ticari fatura düzenlenmesi gerekir.
C: Proforma faturada KDV hesaplanmaz. Ancak müşterinin net maliyeti görebilmesi için KDV dahil fiyat bilgisi verilebilir, bu durumda "tahmini KDV" olarak belirtilmelidir.
C: Hayır, proforma faturalar muhasebe kayıtlarına geçirilmez. Sadece sipariş ve teklif takibi için kullanılır.
C: Her ticari işletme kendi ihtiyaçlarına göre proforma fatura hazırlayabilir. Özel bir yetkilendirme gerektirmez.
C: Proforma fatura zorunlu değildir. Ancak büyük çaplı satışlarda, dış ticarette ve peşinat gerektiren işlerde kullanışlıdır.
C: Proforma fatura zaten mali yükümlülük taşımadığı için özel bir iptal işlemi gerektirmez. Sadece müşteriyle geçersiz olduğu konusunda anlaşmak yeterlidir.
C: Proforma faturalar e-arşiv sistemine dahil değildir. E-arşiv sadece gerçek ticari faturalar için geçerlidir.
Proforma fatura, doğru kullanıldığında işletmelerin satış süreçlerini profesyonelleştiren ve müşteri memnuniyetini artıran güçlü bir araçtır. Özellikle KOBİ'ler için, büyük müşterilerle çalışırken güven oluşturan önemli bir belge.
Dijital çözümlerle bu süreçleri optimize etmek, hem zaman kazandırır hem de hata riskini azaltır. Modern işletmeler için proforma fatura yönetimi, sadece bir belge hazırlama işi değil, müşteri ilişkileri yönetiminin önemli bir parçasıdır.
Özellikle açık bankacılık çözümleriyle entegre çalışan proforma fatura sistemleri, finansal süreçlerin bir parçası haline gelerek işletmelere rekabet avantajı sağlıyor.
Faaliyet belgesi ile ilgili yazdığımız bu yazımız da ilginizi çekebilir: Faaliyet Belgesi Nedir?
